A virada de 2025 para 2026 marca o início da maior transformação tributária brasileira desde 1988. Para startups e empresas de tecnologia, este período representa um marco crítico que exige planejamento estratégico e ações imediatas.
Segundo dados da Receita Federal, empresas que não cumprirem as novas obrigações acessórias em 2026 serão obrigadas a recolher taxas que chegam a 1% sobre o faturamento. Este cenário torna o compliance tributário não apenas uma questão de conformidade, mas uma estratégia fundamental de sobrevivência empresarial.
Proteção de dividendos e lucros de 2025: a urgência da deliberação formal
A primeira prioridade no seu checklist jurídico-fiscal deve ser a proteção dos lucros acumulados em 2025. Este é um processo que deve ser concluído ainda em 2025, mesmo que o pagamento ocorra apenas em 2026.
Para realizar um ajuste fiscal adequado, é essencial documentar em ata a distribuição dos lucros acumulados, seguindo rigorosamente as disposições do estatuto ou contrato social da empresa. A Demonstração do Resultado do Exercício deve apresentar transparência total na operação, indicando claramente o lucro acumulado que será distribuído.
Além disso, o balanço deve ser apresentado em até 30 dias após a deliberação, comprovando a origem dos recursos distribuídos. Todos os responsáveis devem assinar a documentação para garantir validade jurídica plena, e o registro do ato na Junta Comercial protege juridicamente a operação, comprovando que a deliberação ocorreu dentro do prazo legal.
Adaptação à reforma tributária 2026: entendendo o novo cenário tributário
A partir de 2026, startups e empresas de tecnologia enfrentarão mudanças profundas com a substituição de PIS, COFINS, IPI, ICMS e ISS por dois impostos principais: a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS).
Durante 2026, as empresas deverão calcular e destacar nas notas fiscais a CBS com alíquota de 0,9% e o IBS com alíquota de 0,1%, totalizando 1% sobre o valor agregado. É importante destacar, no entanto, que estes valores não serão efetivamente recolhidos aos cofres públicos durante este período.
Mas para isso as obrigações fiscais acessórias precisam ser cumpridas corretamente.
Algumas pesquisas indicam que a alíquota projetada para o setor de tecnologia está em torno de 26,5%, superior a várias incidências anteriores. Serviços de licenciamento de software e cloud, que eram tributados a cerca de 11,75%, passarão a ter tributação ampliada.
Esse cenário impõe uma preparação personalizada para a carga tributária no próximo ano. A empresa deve adotar uma implementação de controles paralelos para calcular tanto tributos antigos (ICMS/ISS) quanto novos (CBS/IBS).
Além disso, deve-se estabelecer a gestão separada de créditos acumulados em cada sistema, assim como a garantia de conformidade com obrigações acessórias de ambos os regimes e a revisão de contratos de fornecimento de software e acordos internacionais.
Novas obrigações acessórias digitais
Formulário Digital de Beneficiários Finais (e-BEF)
Outra mudança fiscal para 2026 que deve ser cuidada pelas empresas é a Instrução Normativa nº 2.290/2025, estabelecida pela Receita Federal. Ela traz uma nova obrigação que impactará diretamente empresas limitadas (LTDA).
O cronograma de implementação prevê já em 2026 empresas limitadas que tenham sócio pessoa jurídica, independente do faturamento. Em 2027 estarão obrigadas sociedades limitadas com faturamento superior a R$ 78 milhões e em 2028 sociedades limitadas com faturamento superior a R$ 4,8 milhões.
Os prazos críticos incluem 30 dias após inscrição no CNPJ ou alteração de beneficiário final, além da obrigação anual até o último dia do ano-calendário. A falta de entrega pode resultar na suspensão do CNPJ, impedindo movimentações bancárias e operações essenciais da empresa.
DERE (Declaração Eletrônica de Regimes Específicos)
A DERE é uma nova obrigação acessória brasileira, nascida da Reforma Tributária (EC 132/2023), desenhada para gerenciar a complexidade dos setores com regimes tributários específicos ou diferenciados.
Não se trata de uma nota fiscal, mas de um documento digital de apuração e reporte de informações para o Fisco (Receita Federal, Estados e Municípios).
A partir de janeiro de 2026, a DERE será crucial para o controle fiscal, pois permitirá a transparência das operações que não se encaixam no modelo padrão dos novos tributos – CBS e IBS. Setores como instituições financeiras e planos de saúde deverão reportar detalhadamente suas operações através desta plataforma.
Para as empresas, a DERE exige uma adaptação sistêmica profunda, garantindo a conformidade e a segurança na fiscalização e auditoria, evitando inconsistências que possam levar a autuações futuras. O planejamento tributário e a integração de sistemas serão essenciais para essa nova realidade operacional.
Modernização de sistemas e processos
Adequação tecnológica obrigatória
Análises técnicas A partir de todas essas mudanças e adequações tributárias, surge a necessidade de as empresas investirem em automação fiscal, ERPs integrados e soluções de rastreabilidade para sobreviver ao novo ambiente regulatório.
Os investimentos necessários incluem automação de cálculos tributários em tempo real, integração total entre sistemas fiscais e ERPs, soluções de rastreabilidade de operações e inteligência regulatória para acompanhamento normativo.
A falta de automação pode significar penalidades de até 20% do faturamento e maior exposição em auditorias da Receita Federal e Banco Central. As Notas Fiscais de Serviço (NFS) deverão incluir novos campos de apuração do IVA, exigindo adaptações imediatas nos sistemas de faturamento.
Revisão estrutural empresarial: análise do enquadramento tributário
Diante das projeções de faturamento e despesas para 2026, é fundamental analisar se o regime atual (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) continua sendo o mais vantajoso para sua empresa.
O Simples Nacional mantém-se como opção, mas com ajustes nas alíquotas e novas obrigações digitais, além de possíveis restrições de crédito sobre folha de pagamento. Mudanças nas classificações fiscais (NCM e CNAE) impactarão diretamente as alíquotas aplicáveis.
A reavaliação deve incluir cláusulas comerciais considerando tributação no destino, acordos de distribuição e parcerias internacionais, contratos de fornecimento de software e benefícios que serão extintos ou modificados.
Gestão de créditos e regularização fiscal: aproveitamento de oportunidades tributárias
Muitas empresas deixam de aproveitar oportunidades valiosas de créditos de PIS, COFINS, IPI e ICMS por desconhecimento das regras aplicáveis.
Desse modo, é recomendável identificar pagamentos indevidos ou realizados em valor superior ao devido, mapear créditos tributários não aproveitados, regularizar débitos fiscais que impeçam obtenção da Certidão Negativa de Débitos e negociar parcelamento de passivos quando necessário.
A partir de maio de 2025, o prazo mínimo de guarda dos arquivos XML dos Documentos Fiscais Eletrônicos é de 132 meses (11 anos), exigindo adequação dos sistemas de armazenamento.
O papel estratégico do compliance jurídico-fiscal
Para startups e empresas de tecnologia, 2026 representa não apenas um período de adaptação, mas uma oportunidade de estabelecer vantagem competitiva através de compliance eficiente e planejamento estratégico antecipado.
Empresas que se anteciparem às mudanças, implementando digitalização contábil, automação tributária e alinhamento regulatório, estarão melhor posicionadas para prosperar em um ambiente de negócios mais previsível e transparente.
O cumprimento adequado das obrigações não apenas evitará penalidades financeiras significativas, mas também preparará sua empresa para aproveitar incentivos fiscais e oportunidades que a reforma tributária pode trazer para o setor de tecnologia.
Nesse contexto, a GD Law oferece consultoria jurídica especializada em compliance tributário, com foco em soluções práticas e acessíveis para navegação segura neste novo cenário regulatório.
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