A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) transformou completamente o cenário da gestão de dados desde sua entrada em vigor, em setembro de 2020.
Esta mudança não foi apenas regulatória, mas cultural, exigindo que empresas de todos os portes repensassem como coletam, armazenam e utilizam informações pessoais de leads, clientes, funcionários e parceiros.
Apesar de já ter se passado 5 anos desde a promulgação da lei, muitas empresas ainda enfrentam o desafio de se adequar às novas exigências sem comprometer a agilidade de suas operações comerciais.
Afinal de contas, o receio é compreensível: processos adicionais de verificação, documentação e controle podem parecer burocráticos e potencialmente prejudiciais à velocidade dos negócios. Contudo, essa perspectiva precisa ser reequilibrada.
Portanto, neste artigo do Blog da GD Law vamos tratar sobre como adequar toda a sua empresa aos parâmetros impostos pela LGPD e fazer com que isso não trave a operação do negócio.
O que é a LGPD e as principais mudanças que ela trouxe
Embora já seja parte do nosso convívio há alguns anos, é válido relembrar um pouco sobre o que é a LGPD. Pois bem, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) representa um marco regulatório que estabelece regras claras sobre como as organizações devem coletar, armazenar, processar e compartilhar dados pessoais.
Esta legislação alinha o Brasil aos padrões internacionais de proteção de dados, seguindo modelos similares ao Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) europeu.
A LGPD trouxe mudanças fundamentais que impactam diretamente as operações empresariais. Primeiro, estabeleceu o conceito de base legal, exigindo que toda coleta e processamento de dados pessoais tenha uma justificativa específica prevista em lei.
Segundo, criou direitos robustos para os titulares de dados, incluindo o direito ao acesso, correção, portabilidade e eliminação de suas informações pessoais.
Além disso, a lei instituiu a figura do Encarregado de Proteção de Dados (DPO), profissional responsável por ser o ponto de contato entre a empresa, os titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Para empresas que descumprem as determinações da LGPD, há um regime rigoroso de penalidades, com multas que podem chegar a 2% do faturamento da empresa ou R$ 50 milhões por infração.
Essas mudanças exigem uma transformação cultural nas organizações, colocando a proteção de dados como prioridade estratégica.
Implementando a LGPD sem paralisar as operações
Diagnóstico inicial e mapeamento de dados
O primeiro passo para uma adequação eficiente é compreender exatamente quais dados pessoais sua empresa coleta, processa e armazena. Este diagnóstico deve ser conduzido de forma sistemática, envolvendo todas as áreas da organização.
Portanto, comece identificando os fluxos de dados pessoais em cada departamento, desde recursos humanos, banco de dados até vendas e marketing. Durante este mapeamento, documente não apenas quais dados são coletados, mas também sua origem, finalidade de uso, prazo de retenção e com quem são compartilhados.
Esta documentação formará a base do seu data mapping, documento fundamental para demonstrar conformidade com a LGPD.
Estabelecimento de bases legais sólidas
Cada operação de tratamento de dados pessoais deve estar fundamentada em uma das bases legais previstas na LGPD. O consentimento, embora seja a base legal mais conhecida, nem sempre é a mais apropriada para operações empresariais.
Ou seja, muitas vezes o legítimo interesse ou o cumprimento de obrigação legal podem ser bases mais adequadas e práticas.
Para operações de marketing, por exemplo, o legítimo interesse pode permitir maior flexibilidade operacional do que o consentimento, desde que seja adequadamente balanceado com os direitos dos titulares e, preferencialmente, haja um Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD).
Já para o processamento de dados pessoais de funcionários, a execução de contrato ou cumprimento de obrigação legal são frequentemente as bases mais apropriadas.
Implementação de políticas e procedimentos
Desenvolva políticas claras de proteção de dados pessoais que sejam compreensíveis para todos os colaboradores, não apenas para o departamento jurídico. Essas políticas devem cobrir aspectos como coleta de dados, retenção, compartilhamento, segurança e resposta a incidentes.
Crie procedimentos operacionais padronizados para situações comuns, como solicitações de titulares de dados, identificação de vazamentos e comunicação com terceiros.
Tais procedimentos devem ser testados regularmente e atualizados conforme necessário, garantindo que sua equipe saiba exatamente como agir em diferentes cenários.
Capacitação e cultura organizacional
A proteção de dados pessoais deve ser vista como responsabilidade de todos na organização, não apenas do departamento jurídico ou de TI. Desse modo, implemente programas de treinamento regulares que sejam adaptados às funções específicas de cada equipe.
Por exemplo, vendedores precisam entender como coletar o consentimento de compartilhamento de dados pessoais dos leads de forma adequada, enquanto profissionais de RH devem saber como tratar dados sensíveis de funcionários.
Desenvolva uma cultura de privacidade desde o design (privacy by design), onde considerações de proteção de dados são integradas em todos os novos processos e sistemas desde sua concepção. Isso é muito mais eficiente do que tentar adequar processos já estabelecidos posteriormente.
Tecnologia como aliada da conformidade
Aproveite soluções tecnológicas para automatizar aspectos da conformidade com a LGPD. Ferramentas de gestão de consentimento podem facilitar a coleta e documentação de bases legais, enquanto sistemas de descoberta de dados podem ajudar a manter inventários atualizados automaticamente.
Além disso, implemente medidas técnicas de segurança apropriadas, incluindo criptografia, controles de acesso e monitoramento de atividades.
Essas medidas não apenas protegem os dados, mas também demonstram o comprometimento da empresa com a proteção de dados pessoais.
Gestão de fornecedores e terceiros
Muitas empresas compartilham dados pessoais com fornecedores, parceiros ou prestadores de serviços.
É fundamental estabelecer contratos que definam claramente as responsabilidades de cada parte em relação à proteção de dados. Estes acordos devem incluir cláusulas específicas sobre segurança, notificação de incidentes e direitos dos titulares. No último ano a ANPD aprovou o regulamento sobre transferências internacionais de dados pessoais, estabelecendo procedimentos e regras para o reconhecimento de adequação de outros países ou organismos internacionais, bem como disciplinando mecanismos contratuais para a realização de transferências internacionais de dados pessoais.
Realize avaliações regulares de seus fornecedores para garantir que também estejam cumprindo adequadamente a LGPD. Lembre-se de que sua empresa pode ser responsabilizada por violações cometidas por terceiros que processam dados em seu nome.
Preparação para resposta a incidentes com dados pessoais
Estabeleça um plano de resposta a incidentes de segurança que permita identificar, conter e remediar violações de dados pessoais rapidamente. A LGPD exige notificação à ANPD e aos titulares em casos de incidentes que possam gerar risco ou dano relevante, conforme a gravidade do caso.
Portanto, seu plano deve incluir procedimentos para avaliação de riscos, comunicação interna e externa, e medidas de contenção. Pratique esses procedimentos regularmente através de simulações para garantir que sua equipe esteja preparada.
A importância do acompanhamento jurídico especializado
Mesmo adotando todas as medidas que mencionamos acima, a implementação adequada da LGPD requer conhecimento técnico específico sobre proteção de dados.
Escritórios especializados em direito digital e proteção de dados, como a GD Law, oferecem expertise essencial para navegar as complexidades da legislação.
O acompanhamento especializado permite identificar riscos específicos do seu segmento de mercado, desenvolver estratégias de conformidade personalizadas e manter-se atualizado sobre mudanças regulamentares.
Além disso, ter suporte jurídico especializado demonstra ao mercado, aos seus clientes e à ANPD o comprometimento sério da empresa com a proteção de dados pessoais.
Conformidade como vantagem competitiva
A adequação à LGPD não precisa ser vista apenas como obrigação legal, mas como oportunidade de criar vantagem competitiva.
Empresas que implementam a proteção de dados pessoais de forma eficiente ganham maior confiança dos clientes, reduzem riscos operacionais e se posicionam melhor no mercado.
O processo de adequação à LGPD é contínuo e evolutivo. Com planejamento adequado, implementação gradual e suporte especializado, é possível alcançar conformidade robusta sem comprometer a agilidade operacional. A chave está em tratar a proteção de dados como investimento estratégico, não como custo operacional.
Invista na adequação adequada à LGPD hoje. Sua empresa, seus clientes e seus resultados agradecerão no futuro.
